Munkalapok feltöltése

 

A munkalapok feltöltése a Normában két helyről érhető el: a Főoldalról, illetve a Munkalapok menüből.

 

 

 

Amennyiben a Munkalapok menüből indítjuk el a rögzítést, akkor is pontosan ugyanaz a lehetőség áll elő, ami a Főoldal erre alkalmas részén is látható:

 

 

 

A Földrajzi egység választó

 

Földrajzi egység kiválasztása: ha látható a mező, akkor kötelező választani a legördülő segítségével, ahogy ezt a kis piros csillag is jelzi. Ez azonban egy kikapcsolható funkció, amiről a felhasználó maga döntheti el, hogyan szeretné használni. Nem jelenik meg ez a mező, ha az adott vállalkozás nem rendelkezik több földrajzi egységgel, illetve akkor sem, ha az adott felhasználónak csak egyetlen földrajzi egységhez van hozzáférése.

A Földrajzi egység láthatóságát a Saját felhasználói profil (a kék szövegre kattintva az ezt bemutató cikkre jut az olvasó) oldalán lehet beállítani.

 

 

Alapértelmezett beállítás a szoftverben, hogy a "Munkalapok rögzítése földrajzi egységek szerint" lehetőség be van pipálva. Ilyenkor látható a választó egység, és kell is választani egy földrajzi egységet a továbblépéshez.

 

 

Amennyiben egy felhasználónak több földrajzi egységhez van hozzáférése, eldöntheti, hogy az egyes földrajzi egységekhez tartozó munkavállalókat a munkalapok létrehozásakor egyben szeretné látni, vagy külön-külön földrajzi egységenként. Ha külön, akkor bekapcsolva kell hagyni ezt a mezőt, és amikor létrehozta egy egység munkalapjait, akkor ide visszatérve ki tudja választani a következő földrajzi egységhez tartozókat, és azokhoz is tudja utána rögzíteni a munkalapokat.

 

 

Amennyiben nem földrajzi egységenként szeretné egy felhasználó a munkalapokat létrehozni, akkor érdemes kikapcsolni ezt a funkciót.

 

 

 

 

A Munkalapok feltöltésének menete

 

A munkalapok létrehozásához válasszuk ki a kívánt földrajzi egységet, vagy csak a dátumot, és nyomjuk meg a zöld színű Munkalapok rögzítése gombot.

 

 

Fontos: ha olyan telephelyet vagy napot választott, ahol már minden munkalap fel van töltve, vagy ha olyan földrajzi egységgel próbálkozunk, ahová nem tartozik munkavállaló, akkor a jobb felső sarokban ezt figyelmeztető üzenet jelzi.

 

 

A kívánt földrajzi egység és dátum kiválasztása majd Munkalapok rögzítése gombra kattintás után eljutunk a Munkalapok feltöltése oldalra.

 

 

Felül megjelenik a dátum, amikorra az adott munkalapot rögzíteni kívánjuk, ez alatt pedig három blokkokra osztható felület látható.

 

A bal oldali blokkban (Dolgozók) az adott napon aktív állományban lévő dolgozók láthatók.

 

A középső blokkban egyrészt a munkaidő típusa vagy munkalap státusza választható ki, vagyis itt adjuk meg, hogy az illető jelen volt-e vagy távol aznap és milyen jogcímen. A jelenleg választható típusok:

 

• Jelen
• Állásidő (egész napos) - csak speciális esetekre szolgál
• Fizetett szabadság
• Betegszabadság
• Táppénz (60%)
• Táppénz (100%)
• Fizetés nélküli szabadság
• (Fizetett) munkaszüneti nap
• Igazolatlan távollét
• Igazolt, fizetett távollét
• Igazolt, nem fizetett távollét
• Rendkívüli fizetett szabadság

 

Másrészt kiegészítő mezők segítségével a „Jelen” típusú munkalapok esetében előzetesen egyszerre meg lehet adni az azonos munkarendben dolgozók számára a munkalapokon belül egyénenként és munkalaponként beírható munkaidő kezdési- és befejezési időpontjait, egyúttal a beosztás szerint ledolgozott időt is.

 

 

A Munkaidő kezdete, Munkaidő vége (szünettel együtt) mezők funkciójukat tekintve megegyeznek a munkalapokon található „Kezdési idő” és „Befejezési idő” elnevezésű mezőkkel, ahol a munkaidő kezdetének és végének időpontjait lehet rögzíteni - munkaszerződés szerint, amennyiben adott munkavállalónak jár szünet, akkor azzal együtt, amennyiben nem, akkor anélkül.

 

 

A Ledolgozott óra (szünet nélkül) mező a munkalapokon belül a „Beosztás szerinti órák száma” elnevezésű mezőnek felel meg, amennyiben a dolgozó adatlapján a munkaidő-beosztásnál a munkaidőkeret került rögzítésre.

 

 

A bal oldali dolgozók közül a nevek előtt található négyzetbe rakott pipákkal tudjuk kijelölni a rögzíteni kívánt dolgozókat, majd a középső részben a státuszt a kör alakú jelöléssel lehet kiválasztani. „Jelen” kijelölése esetén pedig beírható a munkaidő kezdete és vége, valamint a ledolgozott óraszám.

 

 

Lehetőség van minden munkavállalónak ugyanazt a munkaidő adatot megadni:

 

 

vagy csak néhány munkavállaló számára további azonos munkalap státuszt beállítani:

 

 

Ha az azonos státuszra szánt dolgozókat kijelöltük, és a hozzájuk választott munkaidő formát beállítottuk, illetve szükség esetén beírásra került a munkaidő kezdete és vége, valamint a ledolgozott óraszám, a kék színű Áthelyez gombra kattintva a dolgozók átkerülnek a jobb oldali blokkba.

 

 

Ameddig van más jelenlét/távollét forma, amikre rögzíteni szükséges a munkavállalókat, akkor a megmaradt dolgozókra is beállítjuk a kívánt adatokat, majd őket is áthelyezzük.

 

 

Ha véletlenül átkerült a munkalap részbe olyan dolgozó, akit nem szerettünk volna, az adott névre való egérmozgatással előhozható egy "x" jel.

 

 

Az erre történő kattintással visszatehető a dolgozó a bal oldalra és új munkaidő adatot lehet számára beállítani.

 

Fontos: addig ne indítsuk el a munkalapok létrehozását, amíg mindegyik munkavállaló áthelyezésre nem került a jobb oldalra a megfelelő munkalap státusszal, illetve jelen esetében a megfelelő kiegészítő adatokkal!

 

Ha minden dolgozó, akinek munkaidő adatot szeretnénk rögzíteni (munkalapot létrehozni), akkor nyomjunk a Munkalapok létrehozása gombra. Így mentjük a kiválasztott adatokat, egyúttal létrejönnek a jelenléti ívek.

 

 

Csoportos munkalap generálás után a listában szereplő első jelen státuszú munkavállaló egyéni munkalapjára jutunk, ahol megadható az adott nap részletezése műveletekkel, egyéb, idő alapú tevékenységekkel felosztható a napi munkaidő.

 

Fontos: A kiegészítő mezők kitöltésével az oda beírt adatok az összes kiválasztott munkavállaló munkalapján megjelennek a létrehozás pillanatában, így már csak az esetleges eltérő teljesítések és tevékenységek felvitelét kell egyénileg elvégezni, így ezzel is csökkenthető a munkalapok adminisztrálására fordított idő.

 

Fontos: a kiegészítő mezők csak „Jelen” esetén használhatók, távollét típusú státuszra kattintva (pl. Fizetett szabadság stb.) inaktívakká válnak, nem lehet egyikbe sem írni; továbbá „Jelen” státuszú munkalapot csak aznapra vagy visszamenőlegesen enged a Norma létrehozni!

 

 

A kiegészítő mezők használata nélkül is működik a munkalapok létrehozása, tehát ha nem kerülnek előzetesen kitöltésre a Munkaidő kezdete-vége, valamint a Ledolgozott óra mezők, akkor egyénenként és munkalaponként szükséges beírni a munkaidő kezdési- és befejezési időpontjait!