A "Dolgozók" menüpont felületének elemei

A Norma főoldalának "Dolgozók" menüpontjára kattintva megnyílik annak listanézete.

A felületen oszlopokba rendeződnek az egyes dolgozók korábban megadott főbb adatai. (Egy konkrét dolgozó további adatainak megtekintésére és szerkesztésére csak a megfelelő jogosultságok ellenében van lehetőség.) A "Dolgozók" menü kezelőfelületének oszlopai a következők:

• Név
• Szervezeti egység
• Földrajzi egység
• Elszámolási egység
• Adatkör (ha több is van)
• Jogviszony azonosító (a dolgozó hozzáadásakor automatikusan kerül létrehozásra)
• Dolgozói azonosító (opcionális, más rendszerekben használt azonosító számára fenntartott mező)
• Adóazonosító
• Jogviszony állapot (a zöld pont hatályban levő jogviszonyt jelez, a piros lezártat, kitöltetlen zöld pedig a még nem megkezdett jogviszonyt)
• Dolgozói státusz (a zöld színű pont aktív, a piros pedig passzív státuszt jelöl)
• Bértípus
• Munkakör
• Munkakör jellege
• Dolgozói azonosító (a dolgozó hozzáadásakor opcionálisan került megadásra)
• Egészségügyi állapot
• Beosztás típusa
• Osztályozások

 

 

A kék színű oszlopnevek és a mellettük látható le-fel nyilak jelzik azokat az adatokat, amelyeknél rendezésre van lehetőség. Például: a "Név" szövegére kattintva a dolgozók listája betűrendbe rendeződik - növekvő sorrendbe az első kattintás után, majd újabb kattintást követően csökkenőbe. Hasonlóképpen rendezhető a többi kék színű elnevezés is.

A felület további fő elemei a következők:

1. "Tárgyhavi juttatások" gomb
2. "Távolléti díjak feltöltése" gomb
3. "Importálás" gomb
4. "+ Új dolgozó" gomb
5. Szűrő
6. "Letöltés" gomb

 

Dolgozói adatok betöltése

A dolgozók törzsadatai feltölthetők manuálisan, egyesével, de Excel-fájl segítségével akár tömegesen is bevihetők: ez utóbbit nevezzük importálásnak. Új dolgozók adatbázishoz egyenként történő hozzáadását a Norma főmenüjének "Dolgozók" menüpontjából, a képernyő jobb felső sarkában található, zöld "+ Új dolgozó" gombra kattintva lehet elkezdeni:

 

Fontos: a tömeges adatfeltöltés csak új dolgozók adatainak importálására használható! A már rendszerben szereplő dolgozók adatainak frissítésére (különös tekintettel a juttatásokra, mint például a Cafeteria) nem alkalmazható!

 

 

A dolgozói adatok importálásának első lépései

Az importálás a „Dolgozók” menüpont felületének jobb felső részében található „Importálás” gomb megnyomásával indítható el:

Az adatok importálása egy előre formázott, a szoftverből letölthető Excel sablonfájl segítségével lehetséges. A megnyíló „Dolgozói adatok importálása” felületen a kék „Excel sablonfile letöltése” gombot választva tudjuk letölteni a dolgozói adatok csoportos feltöltésére szolgáló fájlt.

Fontos: az adatbázis új munkavállalókkal történő bővítése során érdemes mindig a programból aktuálisan elérhető sablonfájlt letölteni és azt használni, mivel a szoftverben időközönként történnek frissítések, amik hatással lehetnek a sablonfájlra is, a beolvasás során pedig a Norma mindig az aktuális változatot veszi figyelembe, így egy korábbi verzió használata hibát eredményezhet.

 

A letöltött Excel fájl megnyitásakor láthatóvá válnak a kötelezően és opcionálisan kitöltendő cellák, illetve oszlopok. A táblázat 2. sorában szereplő utasításoknak, elvárt formátumoknak megfelelően szükséges kitölteni az importfájlt.

Fontos: minden esetben figyelni kell a második sorban leírt formai követelmények betartására! A dolgozói adatok importálása csak akkor lesz sikeres, ha az adatok a Norma számára értelmezhető formátumban kerülnek be a segédtáblázatba. Például: A dátumok esetén a helyes formátum: ÉÉÉÉ-NN-HH, azaz (például): 2023-01-01.

 

 

Ahogyan azt az ábra is jelzi, az Excel fájl segítségével történő dolgozói adatimport esetében szükséges megadni az egyes földrajzi és szervezeti egységekhez rendelt azonosítókat.

 

Fontos: bár az egyes földrajzi és szervezeti egységek létrehozásakor nem kötelező azonosítót rendelni az egyes egységekhez (ld. Konfiguráció), azonban a dolgozók importálását nem tudjuk elvégezni ezek nélkül, vagyis, ha korábban nem rendeltünk azonosítókat a földrajzi és szervezeti egységeinkhez, akkor az importálás előtt ezt meg kell tenni, mivel így lehet csak érvényes és a Norma számára értelmezhető Excel fájlt betölteni.

 

 

Az Excel sablonfájl felépítése

A dolgozói adatok importálására szolgáló Excel sablonfájl felépítése több csoportból áll:

• A dolgozói alapadatok az A oszloptól az AW oszlopig,
• A családi adókedvezménnyel kapcsolatos adatok az AX oszloptól a BF oszlopig,
• Az első házasok adókedvezményével kapcsolatos adatok a BG oszloptól a BN oszlopig,
• A súlyos fogyatékosság után járó adókedvezmény a BO oszloptól a BS oszlopig,
• Az utazási költségtámogatással kapcsolatos adatok a BT oszloptól a BY oszlopig
• A szociális hozzájárulás adókedvezménnyel kapcsolatos adatok a BZ oszloptól a CO oszlopig,
• A bértámogatással kapcsolatos adatok a CP oszloptól a CY oszlopig,
• A munkába járás költségtérítéssel kapcsolatos adatok a CZ oszloptól a DE oszlopig,
• A cafeteriával kapcsolatos adatok a DF oszloptól a DM oszlopig,
• A további cafeteriával kapcsolatos adatok a DN oszloptól a DU oszlopig,
• A további cafeteriával kapcsolatos adatok pedig a DV oszloptól az EC oszlopig találhatók.

Fontos: Amennyiben egy adatcsoportot szeretne kitölteni, kérjük, az adott csoport első oszlopában egy X beírásával jelölje, hogy a csoportba adatot kíván beírni (például: Cafeteria esetén először a DF oszlop megfelelő sorába X-et kell rakni). Ha az adott csoportot így aktiválja, úgy a csoporton belül minden csillaggal jelölt oszlop kitöltése kötelező!

 

Amennyiben az új dolgozók adatait sikeresen feltöltöttük az Excel fájlba, mentsük a fájlt. 

Fontos: csak azokat a csoportokat töltsük ki adatokkal, amelyeket az adott dolgozó esetében használni kívánunk! A dolgozói alapadatok csoportjában (A oszloptól AW oszlopig) a csillaggal jelölt oszlopok kitöltése kötelező. Az adatcsoportok csillaggal nem jelölt oszlopainak kitöltése opcionális.

 

 

Szervezeti-, földrajzi egységek és adatkörök az import fájlban

A konfiguráció menüben előzetesen feltöltött szervezeti egységeket, földrajzi egységeket és adatköröket lehet megadni, de csak a kódot. Szöveget nem fogad el a fájl, illetve, ha előzetesen nem lett feltöltve a programba az adott egység, akkor üresnek, vagyis hiányzónak tekinti az adatot.

 

A dolgozói adatok importálása (szinkronizálás bemutatása)

 

Fontos: az új dolgozók importálására szolgáló excel fájl nem alkalmas arra, hogy az adatmódosításokat felülírja, tehát már feltöltött munkavállalók adatainak módosítására nem használható, sőt, erre való alkalmazása adatduplikációhoz vezetne!

 

Az importálás elindításához kattintsunk a "Fájl kiválasztása" gombra. A kattintást követően megjelenő ablakban válasszuk ki a feltölteni kívánt fájlt:

A fájl kijelölését követően a Norma felületén, a "Fájl kiválasztása" gomb mellett megjelenik a kijelölt Excel fájl neve, illetve annak töredéke. Ezt követően kattintsunk az oldal bal alsó részén található, zöld "Importálás" gombra.

 

 

Sikertelen vagy részben sikeres feltöltés

Hibás vagy hiányzó, kötelező adatokat tartalmazó importfájl esetén a program jelzi a hibát. Az alábbi képen látható, hogy a feldolgozottságot jelző folyamatábra befejezett folyamatot mutat ugyan, de a piros szín jelzi, hogy hiba történt az adatbevitel során. Ennek oka jelen példánkban a következő. A fenti, Excel táblázat egy részletét ábrázoló képen látható 3 dolgozót, A., B., és C. Aladárt importáltunk a Normába, viszont C. Aladár estében nem adtuk meg a szervezeti egység kódját. Az alábbi képen látható az a felület, amelyen nyomon követhetjük a dolgozói adatok feltöltésének folyamatát. A feldolgozottság természetesen attól függ, hogy teljesen, vagy csak részben sikeres az adott importálás:

Esetünkben látható, hogy a feltöltés, illetve feldolgozás megtörtént, de "kivételekkel": ez a kivétel C. Aladár esete (az imént említett hiányosság okán), amit a folyamatábrán is nyomon követhetünk. A 3 dolgozóból 2 adatainak feltöltése sikeres (ezt a folyamatábra zöld színnel jelöli), míg 1 hibás (ezt a folyamatábra piros színnel jelöli). Hiba esetén a kék, "Szinkronizálandó tételek" gombra kattintva nyithatjuk meg azt a felületet, amelyen a Norma tételes tájékoztatást ad a hiba okáról:

 

 

Sikeres feltöltés

Sikeres feltöltés esetén a folyamatábra végig zöld lesz, jelezvén, hogy minden feltölteni kívánt dolgozó importálása megtörtént (az előző példánkat követve ez 3-ból 3 eset), amit a "Feldolgozottság: teljesítve" üzenet nyugtáz:

 

 

Fontos: A részben hiányos vagy hibás segédtáblázat javításakor a már sikeresen szinkronizált dolgozók adatait távolítsa el a segédtáblázatból, hiszen esetükben sikeres volt az adatok importálása. Ha ezt nem teszi meg, az adatduplikációhoz vezethet!

 

A Szinkronizációs utasítások felülete

Az elvégzett szinkronizálások utólag is újra megtekinthetők az Eseménynaplók menü/Szinkronizációs utasítások almenüjében. Ennek leírását ld.: 12.1.2 Szinkronizációs utasítások, Lekérdezés és Export előzmények cikkben.

Amint megtörtént a megtekinteni/ellenőrizni kívánt szinkronizációs tétel visszakeresése és megnyitása, a kék színű "Szinkronizálandó tételek" gombra kattintva megnyílik ugyanaz a részletező felület, ahol információhoz lehet jutni a beolvasások eredményeiről:

Amikor az importálás folyamata befejeződött, és részleteiben szeretnénk megtekinteni a szinkronizálásban résztvevő adatokat és eredményeket, akkor a szoftver automatikusan a "Szinkronizációs utasítások felületére navigál.

A megnyíló felület oszlopai az alábbiak:

• Pozíció: az importálásra használt táblázat sorainak száma, ahonnan az adat a szoftverbe érkezik.
• Leírás: a munkavállaló neve jelenik meg
• Állapot: Feldolgozás alatt, Új rekor(ok) létrehozva, Meglévő rekord(ok) frissítve, Különleges művelet végrehajtva, Hiba a beviteli adatokban, Szerveroldali szinkronizációs probléma és Nincs változás lehet
• Állapot részletei: az "i"-re ("i": az állapot részleteinek információja) ráállítva és otthagyva az egerünket kiírja részletesen, amit az adat állapotának részleteiről tudni lehet.

 

Ha hiba történt a beviteli adatokban, akkor az Állapot részleteiben a hiba okát is megtudhatjuk az "i"-re húzva és rajta tartva egerünket:

 

 

Itt is van lehetőség szűrésre, ha nagy adathalmaz került beolvasásra, a következő szempontok szerint:

 

Eredmény: Várakozik, Sikeres és Hibás eredményű találatokra szűkíthetünk segítségével.

 

Állapot: Feldolgozás alatt, Új rekor(ok) létrehozva, Meglévő rekord(ok) frissítve, Különleges művelet végrehajtva, Hiba a beviteli adatokban, Szerveroldali szinkronizációs probléma és Nincs változás lehetőségek közül tudunk választani.

 

 Azt is meghatározhatjuk, hogy a találati listánk ezeket tartalmazza, nem tartalmazza, vagy egyenlő legyen.

 

Leírás: itt is segíthetjük azzal a szűkítést, hogy a találat tartalmazza, nem tartalmazza, vagy egyenlő legyen, alatta pedig írható mező található.

 

Az egy oldalon megjeleníthető találatok száma itt is szabadon állítható 5/10/25/50/100 mennyiség választható oldalanként.